Nội dung trên được đề cập tại "Quy chế quản lý, sử dụng Hệ thống thư điện tử TP Đà Nẵng". Quy chế đã được ban hành tại Quyết định số 3712/QĐ-UBND, ngày 7/7/2017 của UBNDTP Đà Nẵng.

Quy chế được áp dụng cho các cơ quan, đơn vị và tổ chức; cán bộ (CB), công chức (CC), viên chức (VC) và người lao động  (NLĐ) tại các cơ quan, đơn vị và tổ chức được cấp quyền sử dụng Hệ thống Thư điện tử TP.
 

Sở Thông tin và Truyền thông là cơ quan chuyên môn giúp UBNDTP thực hiện công tác quản lý Nhà nước, tổ chức vận hành Hệ thống thư điện tử nêu trên.

Từ nay, những văn bản chuyển trên Hệ thống thư điện tử TP Đà Nẵng phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý, do vậy, khi đã gửi văn bản điện tử trên Hệ thống thư điện tử TP, các cơ quan, tổ chức không cần phải gửi thêm văn bản giấy.

Việc sử dụng thư điện tử TP tiếp tục được đưa vào tiêu chí của Bộ chỉ tiêu đánh giá, xếp hạng ứng dụng công nghệ thông tin của các cơ quan Nhà nước hàng năm (như đã áp dụng lâu nay).

CBCCVC-NLĐ được cấp hộp thư công vụ thuộc Hệ thống thư điện tử TP chỉ được sử dụng hộp thư để gửi văn bản và trao đổi những thông tin mang tính chất công vụ. Không sử dụng Hệ thống thư điện tử TP vào mục đích không liên quan đến công vụ.

Bên cạnh đó, tất cả các thông tin trao đổi qua Hệ thống phải bảo đảm tuân thủ các tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan Nhà nước (đã được Chính phủ hoặc Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành).

Quy chế cũng nêu rõ: Trường hợp các cơ quan chưa sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản điều hành dùng chung (còn được gọi là Văn phòng không giấy) thuộc Hệ thống thông tin Chính quyền điện tử TP Đà Nẵng, để trao đổi gửi liên thông văn bản điện tử, thì  sử dụng hộp thư điện tử của cơ quan, đơn vị và tổ chức để trao đổi các loại văn bản: Lịch làm việc ; Giấy mời họp, mời tham dự đào tạo, tập huấn và tài liệu kèm theo ; Văn bản gửi đến những cơ quan, tổ chức khác theo nhóm  "để biết, để báo cáo" ; Văn bản đề nghị góp ý và dự thảo cần góp ý kèm theo ; Báo cáo định kỳ các cấp ; Thông báo, hay kế hoạch, thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo các cấp.

Như vậy, cùng với quy định của pháp luật "về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý, khi đã gửi văn bản điện tử trên Hệ thống thư điện tử TP, các cơ quan, tổ chức không cần phải gửi thêm văn bản giấy", hệ thống email công vụ này sẽ góp phần giảm bớt các loại văn bản in, tiết kiệm chi phí văn phòng và rút ngắn được thời gian rất nhiều, bảo đảm yêu cầu xử lý nhanh khi vấn đề, yêu cầu có tính cấp thiết.

Quy chế lưu ý: "Cơ quan đã được cấp chữ ký số chuyên dùng của Ban Cơ yếu Chính phủ phải sử dụng chữ ký số này để ký vào văn bản điện tử trước khi thực hiện trao đổi văn bản trên Hệ thống thư điện tử TP".

Về dung lượng, mỗi hộp thư công vụ được cấp không gian lưu trữ là 2GB, dung lượng đính kèm tập tin tối đa là 20MB.
 

 

 

Khi sử dụng hộp thư điện tử công vụ, người sử dụng phải tuân thủ các nguyên tắc và khuyến cáo: CBCCVC-NLĐ không truy cập Hệ thống thư điện tử TP Đà Nẵng bằng máy tính không bảo đảm an toàn như máy tính tại các điểm dịch vụ internet công cộng, máy tính không rõ nguồn gốc ; Không sử dụng hộp thư điện tử công vụ để đăng ký dịch vụ thương mại điện tử, các diễn đàn, mạng xã hội, trò chơi điện tử,…; Không thiết lập chế độ chuyển thư tự động từ hộp thư điện tử công vụ được cấp đến các hộp thư công cộng, các hộp thư khác không do Hệ thống cấp.

Để bảo đảm an toàn an ninh thông tin, CBCCVC-NLĐ và các cơ quan phải thay đổi mật khẩu sau lần đầu tiên truy cập hộp thư, không được tiếp tục sử dụng mật khẩu mặc định được cấp tại thời điểm khởi tạo hộp thư. Trường hợp sau 3 ngày làm việc không đổi mật khẩu mặc định hoặc sau 6 tháng không đổi mật khẩu mới thì Hệ thống sẽ khoá tài khoản đã được cấp.

Cơ quan, đơn vị, tổ chức sử dụng Hệ thống thư điện tử TP có trách nhiệm Triển khai các giải pháp bảo mật, an toàn thông tin, phòng chống virus, lưu trữ thông tin, đặt và quản lý mật khẩu an toàn,… theo Quy chế này và hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông.
 

Cũng liên quan đến mã nguồn mở, Quy chế còn cho biết: "Tùy theo tình hình khai thác, sử dụng của Hệ thống thư điện tử TP Đà Nẵng, Sở Thông tin và Truyền thông chủ động đề xuất, triển khai các giải pháp công nghệ của các nhà cung cấp khác nhau, để tối ưu về mặt chi phí bản quyền, tài nguyên vận hành hệ thống, trong đó ưu tiên triển khai các giải pháp thư điện tử trên nền phần mềm nguồn mở".
 

Thanh Liêm