Quy chế quy định cụ thể đối với phòng hội nghị truyền hình trực tuyến phải bảo đảm 8 yêu cầu: (1) Các điều kiện về đường truyền tín hiệu Internet bảo đảm Video được truyền theo chuẩn HD; (2) Nguồn điện lưới 220V bảo đảm an toàn cho Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến hoạt động thông suốt trong suốt thời gian diễn ra hội nghị; (3) Vị trí lắp đặt màn hình, máy chiếu, hệ thống âm thanh được lắp đặt phù hợp bảo đảm chất lượng âm thanh, hình ảnh rõ ràng; (4) Số lượng ghế ngồi phù hợp số lượng người tham dự hội nghị ở từng điểm cầu; (5) Các trang thiết bị của hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến tuân thủ các quy định về cháy nổ, bảo đảm các phương tiện phòng cháy, chữa cháy khi có sự cố; (6) Không di chuyển, thay đổi, cài đặt các thông số liên quan đến thiết bị của hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến khi chưa được phép của đơn vị quản lý, vận hành; (7) Đối với các trường hợp tham gia hội nghị trực tuyến không tương tác sử dụng điện thoại thông minh, laptop qua các ứng dụng, yêu cầu các thiết bị phải bảo đảm có kết nối Internet tốc độ cao qua dịch vụ di động hoặc Internet không dây (8) Ứng dụng lưu trữ, chuyển đổi giọng nói thành văn bản (Speech to Text) nếu có.

Các cơ quan, đơn vị có nhu cầu tổ chức hội nghị qua hệ thống truyền hình trực tuyến đăng ký hội nghị qua email: bcvt@danang.gov.vn hoặc qua chức năng "Đặt phòng hội nghị TTHC trực tuyến" trên Hệ thống quản lý văn bản và Điều hành tại địa chỉ www.egov.danang.gov.vn trước ngày hội nghị chính thức ít nhất 02 (hai) ngày làm việc theo Phiếu đăng ký  ban hành kèm theo Quyết định. Sở Thông tin và Truyền thông (cụ thể Phòng Bưu chính – Viễn thông) được UBND thành phố giao là đơn vị trực tiếp xử lý nội dung đăng ký hội nghị truyền hình trực tuyến của các cơ quan đơn, đơn vị; phối hợp với các cơ quan, đơn vị chuẩn bị, triển khai, vận hành, giám sát trong quá trình Hội nghị trực tuyến diễn ra, báo cáo kết quả triển khai hệ thống hội nghị trực tuyến.

Hồng Én